Audits visant les retraités et les survivants

Réaliser un audit visant les retraités et les survivants

La réalisation régulière d’audits visant les retraités et les survivants est considérée comme une pratique de saine gouvernance pour les administrateurs de régimes de retraite. Dans le cadre de ce processus, les administrateurs envoient habituellement des lettres demandant aux retraités et aux survivants de signer et de renvoyer un formulaire pour confirmer qu’ils sont encore admissibles à recevoir leurs prestations mensuelles. Ces audits peuvent aider les administrateurs de régimes de retraite à remplir leur obligation de conserver et de tenir à jour les documents concernant les régimes de retraite, et, dans certains cas, à déterminer les paiements qui auraient dû cesser au décès du bénéficiaire. Le versement des prestations ne doit cependant pas être interrompu sans la preuve concrète qu’un retraité ou son survivant est décédé. 

Le défaut d’un retraité ou d’un survivant de remplir le formulaire demandé par l’administrateur du régime ou de répondre à une série de lettres et d’appels téléphoniques ne devrait pas constituer une preuve suffisante ou un fondement raisonnable pour conclure que le retraité ou le survivant est décédé.  

S’ils ont échoué dans leur tentative de contacter le retraité ou le survivant par téléphone, courrier ou courriel, les administrateurs de régimes de retraite doivent procéder avec la diligence requise et suivre les pratiques exemplaires suivantes pour démontrer par des preuves concrètes que le retraité ou le survivant est décédé : 

• Envoyer une lettre recommandée au retraité ou au survivant.
• Contacter la famille du bénéficiaire ou son contact d’urgence pour obtenir la confirmation écrite que la personne est décédée. 
• Demander au syndicat pertinent de chercher dans ses dossiers la dernière adresse et les dernières coordonnées connues du retraité. 
• Consulter les pages blanches en ligne. 
• Consulter les avis de décès publiés dans les journaux locaux et par les salons funéraires. 
• Contacter l’institution financière où sont déposés ou encaissés les paiements. 
• Contacter le bureau des statistiques de l’état civil de chaque province et territoire. 
• Engager une entreprise ou une agence pour consulter les archives publiques dans le but de retrouver le retraité ou le survivant ou de trouver une preuve de son décès.  

Lorsqu’ils contactent les retraités et les survivants, les administrateurs de régimes de retraite doivent s’assurer que leurs messages et leurs attentes sont clairs. Il est également important d’établir et de conserver un registre de toutes les mesures qui ont été prises. Enfin, si un avis concernant la décision d’arrêter les paiements est émis, la bonne pratique consiste à l’envoyer par courrier recommandé à la dernière adresse connue du retraité ou du survivant.