Exigences de conformité des maisons de courtage, des courtiers principaux et des inscriptions

Les maisons de courtage doivent s’assurer qu’elles respectent tous les aspects de la Loi sur les courtiers en hypothèques. Il incombe aussi à la maison de courtage de s’assurer que tous les associés et courtiers qui agissent en son nom respectent eux aussi la Loi.

Les maisons de courtage, ainsi que les associés et courtiers, doivent agir dans l’intérêt supérieur de l’emprunteur. La seule exception à cette exigence survient lorsqu’un investisseur privé est concerné. Les maisons de courtage ont interdiction d’agir à la fois pour un investisseur privé et pour un emprunteur au cours d’une même opération.

La Loi sur les courtiers en hypothèques et la Règle MB-001 sur la délivrance de permis et obligations continues des courtiers en hypothèques exige que la maison de courtage mette en place des politiques et procédures raisonnablement conçues pour assurer le respect de toutes les exigences législatives. Ces politiques et procédures doivent être examinées périodiquement par le courtier principal de la maison de courtage, qui doit envoyer ses observations écrites à la maison de courtage si les politiques et procédures ne sont pas adéquates.

Seules les maisons de courtage dont le permis porte une inscription sont autorisées à recevoir de l’argent qui n’est pas clairement relié à un paiement de frais ou à toute autre rémunération touchée par la maison de courtage. Ces maisons de courtage doivent respecter des obligations supplémentaires relatives à la conformité et à la déclaration.

Activités interdites

La Loi sur les courtiers en hypothèques et ses règles interdisent à une maison de courtage d’hypothèques :

• de pratiquer ou d’effectuer des opérations hypothécaires sans permis;
• d’autoriser un courtier en hypothèques ou un associé en hypothèques qui ne sont pas titulaires d’un permis à agir pour son compte ou de le leur permettre;
• d’autoriser un courtier en hypothèques ou un associé en hypothèques à agir pour son compte ou de le lui permettre si une autre maison de courtage d’hypothèques est nommée sur son permis;
• d’utiliser un nom non autorisé. Les titulaires d’un permis peuvent utiliser uniquement le nom qui figure sur leur permis;
• de facturer, percevoir ou tenter de percevoir des honoraires ou toute autre rémunération d’un emprunteur à l’égard d’une hypothèque que l’emprunteur tente d’obtenir principalement à des fins personnelles ou familiales, sauf dans les cas suivants :
  • A.    un investisseur a présenté à l’emprunteur une confirmation écrite du placement hypothécaire,
  • B.    une convention hypothécaire a été conclue,
  • C.    le prêt envisagé dans la convention hypothécaire a été octroyé et garanti par une hypothèque comme il est stipulé dans la confirmation écrite;
• de recevoir à l’avance des fonds de la part d’investisseurs ou de prêteurs. Une maison de courtage ne peut recevoir de fonds d’un investisseur, à moins qu’une hypothèque existante soit disponible, ni recevoir de fonds d’un prêteur, à moins qu’une demande d’hypothèque ait été déposée sur une propriété précise;
• de faire une déclaration fausse ou trompeuse dans une publicité;
• d’indiquer dans une déclaration ou assertion que la solvabilité ou la situation financière de la maison de courtage sont garanties par la Commission;
• d’offrir des garanties aux prêteurs et investisseurs. Les maisons de courtage ne peuvent pas offrir à un prêteur ou investisseur une garantie concernant un prêt hypothécaire ou un placement hypothécaire;
• de réaliser des ventes liées. Les emprunteurs, prêteurs et investisseurs ne peuvent pas être tenus d’obtenir un produit ou service à titre de condition pour obtenir un autre produit ou service de la maison de courtage;
• d’agir au nom d’un emprunteur, prêteur ou investisseur s’il a un motif de croire qu’une hypothèque est illégale.

Courtier principal

La Loi exige de toutes les maisons de courtage qu’elles aient un courtier agréé désigné comme courtier principal. Le courtier principal doit être un administrateur, un dirigeant, un partenaire ou le propriétaire exclusif de la maison de courtage.

En tant que courtier principal, il doit assumer un certain nombre de responsabilités en plus des responsabilités assumées par tous les courtiers et associés, notamment :

• agir à titre d’agent principal de contrôle pour la maison de courtage;
• prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce que la maison de courtage et chaque courtier et associé respectent toutes les exigences de la Loi et de ses règles;
• effectuer un suivi afin de veiller à prendre les mesures nécessaires en cas de non-conformité;
• examiner les politiques et procédures de la maison de courtage (voir ci-dessous) afin de déterminer si elles ont été conçues de manière à veiller à ce que la maison de courtage et chacun de ses associés et courtiers respectent la Loi et ses règles;
• examiner les politiques et procédures de la maison de courtage afin de déterminer si elles ont été conçues de manière à veiller à ce que chaque associé et chaque courtier soient correctement supervisés;
• formuler des recommandations écrites à la maison de courtage lorsque ses politiques et procédures ne respectent pas les exigences législatives;
• affecter un courtier qui agira à titre de superviseur pour chaque associé ;
• examiner chaque état de rapprochement visant un compte en fiducie préparé conformément à l’article 47 de la Règle MB-001 sur la délivrance de permis et d’obligations continues des courtiers en hypothèque et certifier qu’il est exact en le signant et en le datant.

Politiques et procédures

Chaque maison de courtage doit établir et mettre en œuvre des politiques et procédures visant sa propre supervision ainsi que celle de ses associés et courtiers et veillant à ce qu’ils respectent la loi. Ces politiques et procédures peuvent inclure les tâches suivantes :

• vérifier l’identité des emprunteurs, prêteurs et investisseurs;
• déterminer la convenance d’une hypothèque ou d’un placement hypothécaire pour un emprunteur ou un investisseur privé;
• identifier des risques importants d’un placement hypothécaire pour un investisseur privé et communiquer ces risques à l’investisseur en question, comme l’exige la présente règle;
• repérer les conflits d’intérêts potentiels et les communiquer;
• recevoir des incitatifs non monétaires d’autres personnes ou entités;
• offrir des incitatifs non monétaires aux associés et courtiers d’autres maisons de courtage.

Gestion des plaintes

Chaque maison de courtage doit avoir une procédure de règlement des plaintes du public. Ce processus doit comprendre les éléments suivants :

• désigner au moins un particulier qui est soit l’un des employés de la maison de courtage, soit une personne autrement autorisée à agir pour son compte pour recevoir et tenter de régler les plaintes du public;
• consigner toutes les plaintes reçues du public;
• répondre à toutes les plaintes reçues du public de façon juste et efficace;
• consigner toutes les plaintes écrites reçues du public et toutes les réponses écrites.

Assurance erreurs et omissions

Toutes les maisons de courtage doivent maintenir une assurance erreurs et omissions, qui comprend des garanties annexes pour pertes issues d’actes frauduleux. L’assurance doit couvrir un minimum de 500 000 $ pour une occurrence et de 1 million de dollars pour toutes les occurrences pendant une période de 365 jours. Les maisons de courtage doivent immédiatement aviser le directeur si l’assurance erreurs et omissions est annulée ou si elle n’est pas renouvelée, ou si la couverture est inférieure au minimum requis.

Exigences en matière de dépôt annuel

Voici un résumé des exigences en matière de dépôt annuel à effectuer avant le 1^er avril de chaque année (les dépôts tardifs peuvent entraîner l’application de frais de retard) :

• payer les frais annuels;
• soumettre une déclaration annuelle de fiducie affirmant que la maison de courtage n’a pas reçu d’argent, à l’exception des sommes liées à des frais ou à une rémunération lors de l’exercice précédent;
• fournir des preuves attestant que l’assurance erreurs et omissions est maintenue;
• soumettre un rapport annuel sur l’exercice se terminant le 31 décembre de l’année précédente.

Exigences en matière de notification immédiate

Les maisons de courtage doivent immédiatement aviser le directeur des situations suivantes :

• un associé ou courtier n’est pas apte à être titulaire d’un permis;
• l’assurance erreurs et omissions requise n’est pas en vigueur.
• l’adresse postale, l’adresse électronique, l’adresse aux fins de signification, le numéro de téléphone ou le numéro de télécopieur a changé.

Exigences de notification d’un changement de circonstances

En plus de devoir respecter les autres exigences de dépôt annuel et de notification immédiate, les maisons de courtage doivent respecter l’exigence consistant à aviser le directeur par écrit, dans les sept jours, de tout changement survenu, y compris :

• un changement de l’emplacement principal de l’établissement, ou l’ouverture ou la fermeture de tout autre bureau ouvert au public;
• un changement d’un ou plusieurs administrateurs, dirigeants, partenaires ou courtiers principaux;
• les changements dans l’autorisation de pratiquer des activités de courtage dans une autre autorité législative;
• toute accusation criminelle;
• toute action civile;
• toute faillite, mise sous séquestre ou procédure en liquidation;
• si un associé ou courtier n’est plus autorisé à agir au nom de la maison de courtage;
• le transfert de dossiers à un autre emplacement.

Les énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustifs. D’autres exigences en matière de notification sont définies dans la Loi. La maison de courtage doit connaître ces exigences et fournir des notifications dans les délais prescrits.

Tenue des dossiers

L’article 44 de la Règle MB-001 définit les exigences en matière de tenue des dossiers pour les maisons de courtage. Les titulaires d’un permis doivent tenir des registres complets et exacts sur leurs activités professionnelles au Nouveau-Brunswick. La documentation étayant toutes les opérations financières et les opérations avec les clients doit être conservée.

Entreposage des dossiers

Les maisons de courtage doivent prendre les mesures adéquates pour maintenir l’intégrité, l’exhaustivité et l’exactitude des dossiers :

• dans un emplacement approuvé par le directeur;
• pendant au moins sept ans après la date de l’opération.

Documents électroniques

Les dossiers peuvent être entreposés électroniquement, à condition que la maison de courtage puisse récupérer rapidement et sur demande ses dossiers à la fois au format électronique et au format papier, dans un format lisible.

Les dossiers au format électronique n’ont pas besoin d’être entreposés dans l’établissement principal de la maison de courtage, à condition qu’ils puissent être récupérés rapidement sur demande.

Maison de courtage d’hypothèques dont le permis porte une inscription

Seules les maisons de courtage dont le permis porte une inscription sont autorisées à recevoir de l’argent. Ces maisons de courtage doivent respecter des obligations supplémentaires relatives à la conformité et à la déclaration. Ces exigences sont complexes et les maisons de courtage dont le permis porte une inscription doivent s’assurer qu’elles les comprennent bien, sans exception.

Gestion de sommes et de sommes en fiducie

Tous les fonds reçus d’emprunteurs, de prêteurs ou d’investisseurs en échange d’opérations hypothécaires doivent être immédiatement remis à la maison de courtage et déposés dans un compte en fiducie. Les fonds clairement reçus à titre de paiement des frais ou de toute autre rémunération versés à la maison de courtage ne doivent pas être placés dans un compte en fiducie.

La Loi et la Règle MB-001 sur la délivrance de permis et obligations continues des courtiers en hypothèques définissent les conditions préalables et les exigences à la gestion des fonds en fiducie et des hypothèques en fiducie (voir les articles 43 à 48 de la partie 6 - Biens fiduciaires de la Règle). En résumé, la Loi exige :

• que les fonds en fiducie soient déposés dans une banque canadienne, une coopérative de crédit ou une société de prêt ou de fiducie du Nouveau-Brunswick;
• que les titulaires d’un permis ne doivent pas, sans aviser au préalable le directeur ou avoir obtenu son approbation, ouvrir, transférer ou fermer un compte en fiducie ou en tenir plus d’un;
• que les fonds en fiducie soient conservés dans un compte séparé des autres fonds, y compris les fonds en fiducie détenus pour les clients d’autres autorités législatives;
• si le solde du compte en fiducie s’avère insuffisant, que le titulaire de permis en avise immédiatement le directeur et dépose ses propres fonds dans le compte en fiducie pour remédier à l’insuffisance.

Les maisons de courtage qui ont besoin d’une inscription doivent s’assurer d’avoir mis en place les politiques et procédures qui garantissent le respect rigoureux des exigences relatives à la gestion des sommes en fiducie et à la tenue de dossiers.

Exigence en matière de notification immédiate

Le directeur doit être immédiatement avisé des situations suivantes :

• si, à tout moment, le fonds de roulement est inférieur au montant exigé;
• un changement de l’adresse postale, de l’adresse électronique, de l’adresse aux fins de signification, du numéro de téléphone ou du numéro de télécopieur;
• si l’assurance erreurs et omissions requise n’est pas en vigueur.
• si le solde du compte en fiducie s’avère insuffisant. La maison de courtage doit aussi déposer ses propres fonds dans le compte en fiducie pour remédier à l’insuffisance.

Obligations annuelles de dépôt – inscription

Aux exigences en matière de dépôt annuel qui s’appliquent aux maisons de courtage s’ajoutent celles qui s’appliquent aux maisons de courtage qui ont besoin d’une inscription, à savoir :

• payer les droits d’inscription annuels avant le 1^er avril de chaque année;
• fournir des preuves attestant que l’assurance erreurs et omissions est maintenue;
• fournir un rapport annuel sur la période du 1^er janvier au 31 décembre de l’année précédente;
• soumettre les états financiers annuels vérifiés, y compris une attestation écrite de deux administrateurs et un rapport de l’auditeur exprimant une opinion sans réserve. Les états financiers doivent être fournis dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice.